„Neue“ Mitteilungspflichten nach § 146a Abs. 4 AO für elektronische Kassensysteme ab 2025

§ 146a Abs. 4 AO sieht Mitteilungspflichten für Steuerpflichtige vor, die elektronische Aufzeichnungssysteme iSd. § 146a Abs. 1 AO verwenden, dh. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Besonders ist, dass sich diese Mitteilungspflichten nicht auf die mit dem Aufzeichnungssystem erfassten buchführungspflichtigen Vorgänge beziehen, sondern auf das Aufzeichnungssystem an sich. Unter anderem sind gemäß § 146a Abs. 4 Satz 1 AO nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz die Art, die Seriennummer und das Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung elektronisch an das zuständige Finanzamt zu übermitteln. Die Vorschrift erfasst nicht nur angeschaffte, sondern auch gemietete und geleaste Kassensysteme.

Die Regelung des § 146a Abs. 4 AO mag dem einen oder der anderen durchaus vertraut vorkommen. Schließlich wurde sie bereits mit Gesetz vom 22.12.2016 (BGBl. I 2016, 3152) in die Abgabenordnung eingeführt. Geltung erlangte § 146a Abs. 4 AO jedoch erst ab dem 1.1.2020 (Art. 97 § 30 Abs. 1 Satz 1 EGAO). Mangels damals zur Verfügung stehender elektronischer Übermittlungsmöglichkeiten wurde die Mitteilungsverpflichtung vom BMF allerdings Ende des Jahres 2019 ausgesetzt, bis entsprechende Übermittlungsmöglichkeiten bereitgestellt werden und das BMF dies bekannt gibt (BMF-Schreiben vom 6.11.2019 IV A 4 - S 0319/19/10002 :001, BStBl. I 2019, 1010).

Nun ist es so weit: Das BMF teilte jüngst mit, dass die elektronische Übermittlungsmöglichkeit ab dem 1.1.2025 über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung gestellt wird (BMF-Schreiben vom 28.6.2024 IV D 2 - S 0316-a/19/10011 :009, DStR 2024, 1553). Den Mitteilungspflichten nach § 146a Abs. 4 AO ist für vor dem 1.7.2025 angeschaffte Kassensysteme iSd. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV bis zum 31.7.2025 nachzukommen. Ab dem 1.7.2025 angeschaffte Kassensysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Gleiches gilt für ab dem 1.7.2025 außer Betrieb genommene Kassensysteme. Für vor dem 1.7.2025 außer Betrieb genommene Kassensysteme besteht die Mitteilungspflicht nur, wenn zuvor eine Mitteilung über die Anschaffung erfolgt ist.

Beratungshinweis

Steuerpflichtige, die elektronische Kassensysteme verwenden, sollten sich rechtzeitig mit den neuen Mitteilungspflichten nach § 146a Abs. 4 AO vertraut machen. Verstöße hiergegen sind zwar nicht nach § 379 AO bußgeldbehaftet. Sie können jedoch beispielsweise negative Folgen bei der Einordnung des Betriebs in Risikoklassen der Betriebsprüfung haben. Zudem können die Mitteilungspflichten mit Zwangsmitteln iSd. §§ 328 ff. AO, wie Zwangsgeld, durchgesetzt werden, wenn der Steuerpflichtige vorab durch einen Verwaltungsakt zur Mitteilung aufgefordert wurde.