Die Träger der Rentenversicherung führen für jeden Betrieb mindestens alle 4 Jahre eine Betriebsprüfung durch. Kündigt sich die Betriebsprüfung an, stellen sich für Arbeitgeber zahlreiche Fragen: Wie kann sich das Unternehmen auf die Betriebsprüfung einstellen, welche Prüfungsschwerpunkte werden geprüft? Welche Mitwirkungspflichten bestehen?

Das Wichtigste in Kürze

• Die sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung erfolgt idR. im Vierjahresturnus.
• Prüfungsschwerpunkte sind Beschäftigungsverhältnisse, insbesondere der Status von Gesellschafter‑Geschäftsführer:innen, die Zahlung von Aufwandsentschädigungen an Vereins- und Stiftungsvorstände und die Prüfung des Einsatzes freier Mitarbeitender (Scheinselbstständigkeit).
• Arbeitgeber müssen mitwirken und ua. Entgeltunterlagen, Verträge und Berichte der Finanzverwaltung vorhalten und zugänglich machen – anderenfalls drohen Bußgelder bis € 50.000,-- und Schätzungen der Entgelte.
• Nachforderungen umfassen regelmäßig neben dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag auch Säumniszuschläge von 12 % p.a. und sind nicht selten existenzgefährdend.  

• Widersprüche gegen Beitragsbescheide haben keine aufschiebende Wirkung; sofern notwendig muss die Aussetzung der Vollziehung gesondert beantragt werden.

   

Wie läuft eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung ab?

Die Prüfung beginnt idR mit einer telefonischen Kontaktaufnahme. Nach Abstimmung des Prüftermins erhält der Arbeitgeber spätestens 14 Tage vor der Prüfung eine Prüfankündigung. Die Prüfung umfasst zeitlich den gesetzlichen Verjährungszeitraum von vier Jahren und inhaltlich insb. die Erfüllung der Meldepflichten im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag sowie die Prüfung der Erfüllung der Meldepflichten nach dem Künstersozialversicherungsgesetz. Zudem werden die Feststellungen den Trägern der Unfallversicherung mitgeteilt.  

Welche Prüfungsschwerpunkte gibt es aktuell?

Aktuelle Prüfungsschwerpunkte sind

• die sozialversicherungsrechtliche Statusbeurteilung von Gesellschafter‑Geschäftsführer/innen,
• die Sozialversicherungspflicht von (ehrenamtlichen) Vereins- und Stiftungsvorständen,

• der Einsatz freier Mitarbeiter/innen, insbesondere die Abgrenzung selbständige Tätigkeit vs. abhängige Beschäftigung (Scheinselbstständigkeit).

   

Welche Unterlagen verlangen die Prüfer?

Die Rentenversicherungsträger fordern Entgeltunterlagen an, ua. 

• Lohn- und Gehaltskonten,
• Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise,
• sämtliche Unterlagen, die Auskunft über Beschäftigungsverhältnisse und Arbeitsentgelte geben, insbesondere Gesellschaftsverträge, Anstellungsverträge, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen,
• Berichte über Lohnsteuer-Außenprüfungen und Lohnsteuerhaftungsbescheide der Finanzverwaltung.

Spiegelbildlich dazu bestehen Aufzeichnungs- und Mitwirkungspflichten: Arbeitgeber müssen für jede beschäftigte Person getrennt nach Kalenderjahren Entgeltunterlagen führen, so dass sich die Prüfer in angemessener Zeit ein Bild von der formellen und sachlichen Richtigkeit der Abrechnung machen können. Außerdem müssen die notwendigen Darstellungsprogramme und Hilfsmittel (z.B. Bildschirme, Lesegeräte) bereitgestellt werden. Auch angeforderte Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden sind vorzulegen.

Wer Entgeltunterlagen nicht oder nicht ordnungsgemäß führt oder aufbewahrt, handelt ordnungswidrig und riskiert ein Bußgeld von bis zu 50.000 €. Zusätzlich darf der Rentenversicherungsträger die Arbeitsentgelte schätzen, was erfahrungsgemäß schnell zu hohen Nachforderungen führt.

Worauf sollten Betriebe strategisch achten?

Beanstandungslose Betriebsprüfungen in der Vergangenheit begründen keinen Vertrauensschutz. Auch bei unveränderten Verhältnissen kann eine Betriebsprüfung daher zu Nachzahlungen führen. 

Führt die Betriebsprüfung zu Beanstandungen, drohen existenzgefährdende Nachforderungen. Der Arbeitgeber findet sich in einem unübersichtlichen Dickicht verschiedener Behörden wieder - von Rentenversicherung, Einzugsstellen und Unfallversicherungsträgern bis hin zu strafrechtlichen Ermittlungsbehörden. Die anwaltliche Begleitung sollte dabei stets aus seiner Hand erfolgen - sämtliche Wechselwirkungen im Blick!

Fazit

Frei nach dem Motto “Die Beitragsbasis muss erweitert werden” führen Betriebsprüfungen der Rentenversicherungsträger immer häufiger zu teilweise existenzvernichtenden Beitragsnachforderungen. Zugleich rücken neue Prüfungsschwerpunkte in den Fokus. Wurde jahrelang die Statusbeurteilung von Gesellschafter-Geschäftsführer:innen geprüft, rücken derzeit Organvergütungen in den Fokus der Prüfungen. Beanstandungslose Betriebsprüfungen der Vergangenheit bieten keinen Vertrauensschutz. Wer Beitragsrisiken begegnen möchte, führt rechtzeitig ein Statusfeststellungsverfahren vor der nächsten Betriebsprüfung durch. 

Fragen und Antworten

Wie oft muss ich mit einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung rechnen?

Die Träger der Rentenversicherung führen für jeden Betrieb mindestens alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durch. Außerhalb des Vierjahresturnus drohen ad-hoc Prüfungen, zB aus Anlass der Schwarzarbeit oder illegalen Beschäftigung. 

Welche Themen stehen bei der Prüfung besonders im Fokus?

Kern jeder Prüfung ist die Überprüfung von Beschäftigungsverhältnissen, insbesondere der sozialversicherungsrechtliche Status von Gesellschafter‑Geschäftsführer/innen, Vereins- und Stiftungsvorständen und der Einsatz freier Mitarbeitenden. 

Welche Unterlagen muss ich für die Prüfer bereithalten?

Regelmäßig werden Entgeltunterlagen, Lohn- und Gehaltskonten, Beitragsabrechnungen, Beitragsnachweise sowie arbeits- und gesellschaftsrechtliche Verträge angefordert, außerdem Berichte über Lohnsteuer-Außenprüfungen und Lohnsteuerhaftungsbescheide.

Was droht, wenn Entgeltunterlagen fehlen oder unvollständig sind?

Fehlende oder nicht geführte Entgeltunterlagen stellen eine Ordnungswidrigkeit dar und können mit bis zu € 50.000,-- Bußgeld geahndet werden. Zudem ist der Rentenversicherungsträger berechtigt, die Arbeitsentgelte zu schätzen, was regelmäßig zu hohen Nachforderungen führt.

Haben Widersprüche gegen Beitragsbescheide der Rentenversicherung aufschiebende Wirkung?

Nein. Ein bei der Rentenversicherung eingelegter Widerspruch hat keine aufschiebende Wirkung. Die Forderung ist grundsätzlich zu zahlen, sofern nicht beim Rentenversicherungsträger ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung gestellt wird. Parallel können mit den Einzugsstellen Stundungs- oder Ratenzahlungsvereinbarungen getroffen werden.