Die Regelung des steuerlichen Einlagekontos nach § 27 KStG bereitet in der Praxis große Schwierigkeiten. Zur Vermeidung dieser Schwierigkeiten sollte man jedenfalls die folgenden 10 „Goldenen Regeln“ beachten:

1. Die Geschäftsführer sind bei Erstellung der Körperschaftsteuererklärung und der Feststellungserklärung nach den §§ 27, 28 KStG zu befragen, ob es im Geschäftsjahr Einlagen der Gesellschafter in das Vermögen der Gesellschaft gegeben hat. Dies können offene Einlagen in die Kapitalrücklage sein, aber auch verdeckte Einlagen in Form von Sacheinlagen. 

2. Die Geschäftsführer sind bei den Steuererklärungsarbeiten darauf hinzuweisen, dass die im abgelaufenen Geschäftsjahr erfolgten Auskehrungen aus dem Einlagekonto zu bescheinigen sind. Diese Bescheinigung muss den Gesellschaftern erteilt sein bis zur erstmaligen Bekanntgabe des Feststellungsbescheids des Einlagekontos zum Schluss des Jahres, in dem die Einlagenrückzahlung stattgefunden hat. Vor diesem Hintergrund bietet es sich an, spätestens mit den Steuererklärungsarbeiten für das abgelaufene Geschäftsjahr die Bescheinigung zu erteilen. 

3. Der Feststellungsbescheid nach § 27 KStG ist sorgsam zu kontrollieren. Bei Unsicherheiten, ob Einlagen vollständig erfasst sind, sollte stets mit dem Einspruch angefochten werden.

4. Sollte der Bescheid bestandskräftig sein, aber tatsächlich der Gesellschaft zugeflossene Einlagen nicht erfassen, kann der Antrag nach § 129 AO gestellt werden, wenn zeitgleich mit der unzutreffenden Feststellungserklärung eine zutreffende Bilanz eingereicht wurde, in der die Einlage in der Kapitalrücklage erfasst ist. 

5. Bei Auskehrungen von Einlagen aus ausländischen Kapitalgesellschaften ist die Frist des § 27 Abs. 8 KStG zu beachten. Beim Bundeszentralamt für Steuern muss bis zum Schluss des Folgejahres der Auskehrung eine Bescheinigung beantragt werden, dass die Auskehrung aus der ausländischen Kapitalgesellschaft eine Einlagenrückzahlung darstellt.

6. Bei der Entscheidung der Finanzierung durch Darlehen oder Einlage sind die Mandanten stets auf die Verwendungsreihenfolge des § 27 Abs. 1 Satz 3 KStG hinzuweisen. Auskehrungen aus dem Einlagekonto können erst erfolgen, wenn sämtliche thesaurierte Gewinne ausgekehrt und als Dividenden versteuert sind. Es gibt keinen Direktzugriff auf das Einlagekonto.

7. Bei unterjährigen Ein- und Auszahlungen sind diese in Form des Darlehens zu gestalten. Unterjährige Einzahlungen in das Einlagekonto und deren Auskehrung aus dem Einlagekonto im selben Jahr sind nicht möglich. Bei der Beurteilung der Auskehrung wird stets auf das steuerliche Eigenkapital zum Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahrs abgestellt. Dies bedeutet, dass eine im Mai 2024 geleistete Einlage frühstens ab dem 1.1.2025 aus dem Einlagekonto ausgekehrt werden kann. 

8. Eine nachträgliche Erfassung geleisteter Einlagen in Folgejahren ist nicht möglich. Der Feststellungsbescheid über das Einlagekonto zum Schluss des Jahres ist der Grundlagenbescheid für die Feststellung des Einlagekontos zum Schluss des Folgejahres. Eine im Jahr 2024 geleistete Einlage kann also nur zum 31.12.2024 im Einlagekonto erklärt und festgestellt werden. 

9. Selbst wenn in einer Betriebsprüfung im Jahr 04 eine verdeckte Gewinnausschüttung im Jahr 01 festgestellt wird und diese materiell-rechtlich eine Auskehrung aus dem Einlagekonto darstellt, ist gleichwohl eine steuerpflichtige Dividende gegeben, da die für die Auskehrung aus dem Einlagekonto den Gesellschafter zu erteilende Bescheinigung nicht mehr ausgestellt werden kann. 

10.  Auch wenn eine Auskehrung aus dem Einlagekonto gegeben ist, sollte eine Kapitalertragsteueranmeldung gefertigt und beim Finanzamt als „Null-Meldung“ eingereicht werden. Erfolgt eine solche Anmeldung, wird automatisiert eine Bescheinigung erstellt, so dass die Erteilung derselben auch nicht mehr vergessen werden kann.