Neues vom BMF zur E-Rechnung

Mit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (s. Homepage des BMF) ändert die Finanzverwaltung, wie angekündigt, das bisherige BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl. I 2024, 1320) zur elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern und passt gleichzeitig den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) an beide Schreiben an. Es enthält wichtige Praxishinweise und einige Erleichterungen. Gegenüber der Entwurfsfassung sind einige bedeutende Neuerungen zu beachten. Im Fokus stehen die Bestimmung von unterschiedlichen Fehlerarten und ihre Folgen für den Vorsteuerabzug.

Wichtige Punkte unter Angabe der neuen Abschnitte des UStAE sind:

• Werden die „technischen“ Vorgaben an das strukturierte elektronische Format i.S.d. § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht erfüllt (sog. Formatfehler, vgl. Abschn. 14.1 Abs. 11 Satz 4 UStAE), liegt keine E-Rechnung, sondern nur eine sonstige Rechnung vor. Dies schließt zwar nicht per se den Vorsteuerabzug aus, gefährdet diesen aber laut BMF (vgl. Abschn. 15.2a Abs. 1 Sätze 3 ff. und Abs. 1a UStAE). Entsprechendes gilt auch für inhaltliche Fehler (sog. Inhaltsfehler), wenn eine E-Rechnung im strukturierten Teil nicht alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG enthält oder die enthaltenen Pflichtangaben materiell-rechtlich fehlerhaft sind, z.B. die Angabe eines fehlerhaften Steuersatzes (vgl. Abschn. 14.5 Abs. 1 Sätze 4 ff. UStAE).
• Neu ist die Einführung einer dritten Fehlerart – der sog. Geschäftsregelfehler, vgl. Abschn. 14.1 Abs. 11 Sätze 6 ff. UStAE. Diese liegen vor, wenn die Rechnungsdatei gegen die für dieses E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln verstößt, z.B. dass die in einer Rechnung enthaltenen Informationen unvollständig sind (z.B. keine Angabe im Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ in einer XRechnung) oder zueinander in Widerspruch stehen (z.B. Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein) und z.B. als kritischer Fehler – „critical Error“ – im Rahmen einer Validierung festgestellt werden. Geschäftsregelfehler, die keine Inhaltsfehler sind, sind umsatzsteuerlich unbeachtlich (vgl. Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 9 UStAE). Mit anderen Worten: Sie gefährden den Vorsteuerabzug nicht. Das ist erfreulich, aber letztlich auch nur rechtlich konsequent. Denn es gilt: Umsatzsteuerrecht hat Vorrang vor IT.
• Besonders beachtenswert sind die ergänzten Ausführungen zur Validierung. Der neue abgestufte „Pflichtenkanon“ des BMF hierzu lautet (vgl. Abschn. 14.5 Abs. 1 Sätze 11 ff. UStAE): Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung – nur hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln - durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, so das BMF, den Validierungsbericht aufzubewahren. Eine solche Validierung der E-Rechnung ersetzt jedoch nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, so das BMF ausdrücklich mit Hinweis auf die Abschn. 15.2a Abs. 6 und 15.11 Abs. 3 UStAE.
• Die Angabe der Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistungserbringers ist eine Pflichtangabe einer ordnungsgemäßen E-Rechnung laut BMF (vgl. Abschn. 14.5. Abs. 9 Satz 6 UStAE). Bisher „praxisübliche“ Angaben, wie z.B. „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ oder der Verweis auf einen Lieferschein zur Bestimmung des Leistungsdatums, genügen für die E-Rechnung nicht mehr (vgl. Abschn. 14.5 Abs. 15 Sätze 3 ff. UStAE).
• Die Vorgaben des BMF zur Rechnungsberichtigung (§ 17 UStG) werden ergänzt und erfassen nunmehr nicht nur den Bereich der Mängelrügen in der Baubranche. Führen Minderungen des Entgelts generell zu keiner Auswirkung oder Rückgängigmachung der Leistung, ist keine Berichtigung der ursprünglichen Rechnung erforderlich (z.B. Skonti oder Nachlässe), anders hingegen bei Änderungen des Leistungsumfangs oder -gehalts (vgl. Abschn. 14.11 Abs. 4 sowie Abschn. 17.1 Abs. 3a UStAE).
• Weitere wichtige Punkte sind im jetzt veröffentlichten BMF-Schreiben identisch mit denen aus der Entwurfsfassung (vgl. hierzu unseren Newsletter vom 30.6.2025).

Fazit

So begrüßenswert zahlreiche Klarstellungen seitens des BMF sind, es verbleiben Kritikpunkte. Insbesondere die Rolle der Validierung bleibt unscharf. Es drängt sich der Eindruck auf, dass technische Prüfvorgänge (Validierungen) das Pflichtenkorsett des Unternehmers erweitern – also eine Validierungspflicht besteht. Dies wird zu neuen Streitpunkten zum Vorsteuerabzug und zum Vertrauensschutz führen. Es ist daher ratsam, entsprechende Validierungsprozesse zu etablieren. Gleichwohl gilt: Allein eine technische Validierung und die Aufbewahrung des Berichts hierzu bietet keine vollständige Gewähr für den Vorsteuerabzug.