Die Verschwiegenheitspflicht ist eine zentrale Grundlage des Mandantenvertrauens und der beruflichen Integrität. Fehler können berufsrechtliche, strafrechtliche und zivilrechtliche Folgen auslösen. Die Verschwiegenheitspflicht schützt das besondere Vertrauensverhältnis zum Mandanten. Sie ist berufsrechtlich in § 57 Abs. 1 StBerG verankert und wird durch § 203 StGB sowie durch Zeugnisverweigerungsrechte abgesichert. Vertrauliche Informationen dürfen deshalb auch organisatorisch nicht unbefugt nach außen gelangen.

Entscheidend sind deshalb klare Zuständigkeiten, dokumentierte Entbindungen, geschulte Mitarbeiter und ein zurückhaltender Umgang mit Auskunftsersuchen. Wo die Offenbarungsbefugnis zweifelhaft ist, sollte die Kanzlei nicht improvisieren, sondern den Sachverhalt rechtlich prüfen und die Entscheidung nachvollziehbar dokumentieren.

1. Behandeln Sie Mandatsinformationen konsequent vertraulich

Die Verschwiegenheitspflicht umfasst alles, was dem Steuerberater in Ausübung seines Berufs oder bei Gelegenheit seiner Berufstätigkeit anvertraut wird oder sonst bekannt wird. Erfasst sind nicht nur Steuererklärungen, Buchhaltungsdaten und Jahresabschlüsse, sondern auch Hintergrundinformationen, wirtschaftliche Planungen und persönliche Umstände des Mandanten. Eine Beschränkung auf Informationen, die der Mandant ausdrücklich als „vertraulich“ bezeichnet hat, wäre zu eng. Entscheidend ist der Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit.

2. Verpflichten Sie Mitarbeitende wirksam zur Verschwiegenheit

Die Verschwiegenheitspflicht betrifft nicht nur den Berufsträger selbst. Auch Mitarbeiter unterliegen einer eigenen Schweigepflicht. Zudem ist die Verschwiegenheit eine Nebenpflicht aus dem Steuerberatungsvertrag; Pflichtverletzungen von Kanzleimitarbeitern werden dem Steuerberater nach § 278 BGB zugerechnet. Kanzleien sollten deshalb sämtliche Beschäftigten bei Eintritt in die Kanzlei schriftlich verpflichten und regelmäßig sensibilisieren. Besonders relevant sind telefonische Auskünfte, Gespräche im Empfangsbereich und der Umgang mit Unterlagen außerhalb der Kanzleiräume.

3. Organisieren Sie den Informationszugriff nach dem „Need-to-know“-Prinzip

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugang zu jeder Mandatsakte. Der Schutz vertraulicher Daten beginnt mit klaren Zuständigkeiten und Berechtigungen. Praktisch sinnvoll sind getrennte Zugriffsrechte für Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss und Kanzleiverwaltung sowie verbindliche Regeln für Ausdrucke, Aktenablage und die Weiterleitung von E-Mails. Die Pflicht ist besonders ernst zu nehmen, weil die unbefugte Offenbarung von Berufsgeheimnissen strafrechtlich sanktioniert sein kann.  Ein belastbares Berechtigungs- und Kontrollkonzept senkt deshalb zugleich berufsrechtliche, strafrechtliche und zivilrechtliche Risiken.

4. Geben Sie Dritten nur nach klarer Entbindung Auskunft

Eine Auskunft an Banken, Angehörige, Geschäftspartner, Erwerber eines Unternehmens oder andere Berater setzt grundsätzlich eine Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht voraus. Diese Entbindung kann beschränkt und widerrufbar sein. Die Kanzlei sollte daher dokumentieren, wer die Entbindung erklärt hat, welche Informationen weitergegeben werden dürfen, an wen die Weitergabe erfolgen soll und für welchen Zweck sie erfolgt. Allgemeine oder unklare Freigaben sollten nicht großzügig ausgelegt werden.

5. Prüfen Sie Auskunfts- und Zeugnisverweigerungsrechte

Die Verschwiegenheitspflicht wird durch Zeugnisverweigerungsrechte im Zivilprozess abgesichert. Im Strafverfahren sind Angehörige der steuerberatenden Berufe in Berufsangelegenheiten grundsätzlich zur Verweigerung des Zeugnisses berechtigt; dies kann auch für Mitarbeiter gelten. Eine gerichtliche oder behördliche Anfrage führt daher nicht automatisch zu einer Offenbarungsbefugnis. Der Steuerberater sollte zunächst sorgfältig prüfen, ob eine wirksame Entbindung vorliegt oder ob gesetzliche Grenzen beziehungsweise Auskunftsverweigerungsrechte greifen. Bei komplexen Konstellationen empfiehlt sich eine frühzeitige rechtliche Abstimmung.

6. Berücksichtigen Sie bei mehreren Mandanten alle Geheimhaltungsinteressen

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn mehrere Personen oder Gesellschaften beraten werden, etwa Ehegatten, Gesellschafter einer Personengesellschaft oder verbundene Unternehmen. Sind mehrere Mandanten durch das Berufsgeheimnis geschützt, ist für eine wirksame Entbindung die Erklärung aller Betroffenen erforderlich. Dies gilt auch dann, wenn ein Beteiligter meint, allein über die Offenlegung entscheiden zu können. Der Steuerberater darf nicht vorschnell davon ausgehen, dass die Zustimmung eines Gesellschafters oder Geschäftsführers zugleich die Interessen anderer Mandanten abdeckt.

7. Melden Sie Haftungsfälle dem Berufshaftpflichtversicherer im erforderlichen Umfang

Erhebt ein Mandant einen Regressanspruch, muss der Steuerberater sich sachgerecht verteidigen können. Nach den Versicherungsbedingungen kann er verpflichtet sein, seinem Berufshaftpflichtversicherer die zur Aufklärung, Regulierung oder Abwehr erforderlichen Informationen mitzuteilen. Die Einschaltung eines Versicherungsmaklers in die Korrespondenz zwischen Steuerberater und Versicherer kann hingegen gegen die Verschwiegenheitspflicht verstoßen, wenn kein zwingendes Eigeninteresse an dessen Einbindung besteht. Deshalb sollten Sie Informationen im Haftungsfall unmittelbar und ausschließlich an die erforderlichen Stellen übermitteln.

8. Reagieren Sie bei möglichen Straftaten des Mandanten rechtssicher

Erkennt der Steuerberater, dass ein Mandant eine Straftat begangen haben könnte oder begehen will, darf er die Strafverfolgungsbehörden grundsätzlich nicht informieren. Dies wäre nach der Quelle eine Verletzung der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht. Stattdessen soll der Berater den Mandanten über die Rechtslage und mögliche Folgen belehren sowie jede Unterstützung bei rechtswidrigem Verhalten unterlassen. Die Beratung muss dabei klar bleiben: Der Steuerberater darf sachlich informieren, darf aber nicht selbst zum Helfer einer Steuerstraftat werden. Bei Zweifeln über das weitere Vorgehen ist die Mandatsfortführung kritisch zu prüfen.

9. Wahren Sie die Verschwiegenheit auch nach Mandatsende

Die Pflicht gilt zeitlich unbegrenzt und besteht auch nach Beendigung des Auftragsverhältnisses fort. Ein Kanzleiwechsel, eine Mandatskündigung oder die Archivierung der Handakte rechtfertigen daher keine Auskunft gegenüber Dritten. Gerade bei Nachfragen von Nachfolgeberatern, Familienangehörigen oder Geschäftspartnern sollte die Kanzlei prüfen, ob eine wirksame Entbindung durch den Mandanten vorliegt. Ohne diese Grundlage bleibt Schweigen der Regelfall.

10. Prüfen Sie Offenbarungsbefugnisse bei Tod und Insolvenz sorgfältig

Mit dem Tod des Mandanten endet die Verschwiegenheitspflicht nicht. Bei rein vermögensrechtlichen Umständen kann die Befugnis zur Entbindung auf die Erben übergehen; bei Informationen aus der persönlichen Sphäre kommt es dagegen auf den erkennbaren oder mutmaßlichen Willen des Verstorbenen an. Auch in der Insolvenz kommt es auf die konkrete Verfahrenslage an: Mit Eröffnung des Insolvenzverfahrens kann die Verschwiegenheitspflicht gegenüber dem Insolvenzverwalter entfallen, weil das Verwaltungs- und Verfügungsrecht übergeht; im vorläufigen Insolvenzverfahren mit einem sogenannten schwachen Verwalter besteht die Pflicht dagegen fort. Pauschale Auskünfte an Erben oder Insolvenzverwalter sind daher zu vermeiden.