IV. Bürokratieentlastungsgesetz mit Erleichterungen ua. für Berater und Arbeitgeber

Nachdem das Gesetzesvorhaben der Bundesregierung bereits im September den Bundestag passiert hat, erfolgte in der Sitzung vom 18. Oktober die ausstehende Zustimmung des Bundesrats. Entgegen dem vielklingenden Namen - Viertes Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie - beschränkt sich der Umfang der Entlastungen auf eine ganze Reihe von Einzelmaßnahmen. Es werden insgesamt über 70 Einzelgesetze geändert. Die kumulierten Entlastungen sollen sich auf knapp € 1 Mrd. summieren. Die Erwartungen seitens der Unternehmer werden damit gleichwohl nicht erfüllt.

Für die tägliche Arbeit insbesondere von Steuerberater:innen, bringt die Reform aber einige Erleichterungen durch Vereinfachungen von Arbeitsabläufen.

I. Verkürzte Aufbewahrungspflichten

Durch das Gesetz werden zukünftig die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege (Rechnungskopien, Kontoauszüge, Lohn- / Gehaltslisten ua.) von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Änderung gilt einheitlich sowohl für die handels- als auch die steuerrechtlichen Pflichten (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO und § 14b Abs. 1 UStG). Betroffen sind davon sowohl Unternehmer als auch Privatleute.

Die Neuregelung gilt für alle entsprechenden Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen ist, wobei Ausnahmen ua. nach dem Kreditwesengesetz aufgenommen wurden.

II. Zentrale Vollmachtsdatenbank

Auf Initiative der Bundessteuerberaterkammer wird eine zentrale Vollmachtsdatenbank für Steuerberater in der Sozialversicherung eingeführt. Auf diesem Weg soll die Verwaltung von Vollmachten sowohl für die Berater als auch für die Arbeitgeber und Sozialversicherungen erheblich vereinfacht werden. Arbeitgeber müssen ihren Steuerberatern dann nicht mehr schriftliche Vollmachten für die verschiedenen Sozialversicherungsträger ausstellen. Dies dürfte im Bereich der Lohnabrechnung zu echten Arbeitserleichterungen führen.

Die Umsetzung lässt jedoch noch einige Zeit auf sich warten. So soll ab dem Jahr 2028 eine optionale Nutzungsphase beginnen. Ab dem Jahr 2030 wird die Nutzung der Vollmachtsdatenbank dann für die Sozialversicherungsträger verpflichtend.

III. Digitalisierung von Steuerbescheiden

Die Abgabenordnung sieht in § 122a AO nF nun als Regelfall die digitale Bereitstellung von Verwaltungsakten vor, wenn die zugrundeliegende Erklärung durch den Steuerpflichtigen oder dessen Berater digital eingereicht wurde. Auf Antrag kann gleichwohl weiterhin eine postalische Bekanntgabe erfolgen.

Über die bereitstehenden Daten ist sodann ebenfalls digital zu informieren. Besonders relevant: Der Verwaltungsakt gilt am vierten Tag nach der Bereitstellung als zugestellt (§ 122a Abs. 4 nF).

IV. Weitere Digitalisierung

Die Reform setzt zudem verschiedene (kleine) Schritte zur weiteren Digitalisierung um. So wird an einer Vielzahl von Stellen die gesetzlich vorgesehene Schriftform auf eine bloße Textform im Sinne des § 126b BGB reduziert. Es genügen mithin Erklärungen per E-Mail, SMS oder Messenger-Nachricht. Betroffen sind dabei Regelungen in nahezu allen Rechtsbereichen, vom BGB über das HGB bis hin zu den Berufsordnungen (BRAO u. StBerG).

Dabei wurde die Schriftform keinesfalls aufgegeben, aber auf wenige relevante Vorschriften begrenzt. So können Arbeitsverträge seit jeher mündlich geschlossen werden, mussten aber bislang nach § 2 NachwG bzgl. der wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich bestätigt werden. Dieser Nachweispflicht kann der Arbeitgeber nun ebenfalls in Textform nachkommen (ausgenommen sind Wirtschaftsbereiche, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind, ua. Bau, Gastgewerbe und Logistik), was die Handhabung in den Personalabteilungen deutlich vereinfacht.

Darüber hinaus erwähnenswert sind folgende Änderungen hin zur Textform:

• Gewerbemietverträge;
• Arbeitszeugnisse;
• Betriebskostenabrechnungen;
• Mitteilungspflichten nach § 20 AktG.

V. Weitere Änderungen

• Erhöhung der Grenzen zur Pflicht zur Einreichung monatlicher Umsatzsteuervoranmeldung nach § 18 Abs. 2 UStG auf sodann € 9.000,-- pa.
• Keine Hotelmeldepflicht mehr für deutsche Staatsangehörig, dies erleichtert sowohl den Check-In als auch das Gästemanagement der Hoteliers.
• Erleichterungen bei Hauptversammlungen börsennotierter Unternehmen, indem zukünftig die Unterlagen online zur Verfügung gestellt werden können.

Die Regelungen treten überwiegend zum 1.1.2025 in Kraft.