Aktuelles vom BMF zur E-Rechnung

Das BMF hat am 25.6.2025 auf seiner Homepage den Entwurf eines neuen Anwendungsschreibens zur E-Rechnung zwecks Abstimmung mit den Verbänden veröffentlicht. Zum einen sind Änderungen und Ergänzungen zum BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl. I 2024, 1320) geplant. Zum anderen soll damit der UStAE an die neuen gesetzlichen Vorgaben angepasst werden. Er ist daher von besonderer Bedeutung: Neben wichtigen Praxishinweisen und einigen neuen Erleichterungen zeigt das BMF erneut auf, welche Gefahren für den Vorsteuerabzug bestehen, falls keine ordnungsgemäße E-Rechnung vorliegt.

Einführung der E-Rechnung zum 1.1.2025

Mit Wirkung zum 1.1.2025 wurde die elektronische Rechnung iSd. § 14 Abs. 1 Sätze 3 und 6 UStG (E-Rechnung) für den sog. inländischen B2B-Bereich eingeführt (vgl. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Es besteht insoweit bereits die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen bestehen Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG: Je nach Umsatzgrößen greift die Ausstellungspflicht ab dem 1.1.2027 oder 1.1.2028, mit Ausnahmen für bestimmte Unternehmer, die von der Ausstellungspflicht generell ausgenommen sind. Es gilt aufgrund des Verweises in § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG auf die §§ 14, 14a UStG nach Ablauf der Übergangsfristen der Grundsatz: Ohne ordnungsgemäße E-Rechnung, kein Vorsteuerabzug – mit möglichen (Ausnahme-)Konstellationen. Dieses Verständnis der Finanzverwaltung folgt aus dem geplanten neuen Abschn. 15.2a Abs. 1 Sätze 3 und 4 iVm. Abs. 1a Sätze 12 bis 14 UStAE (zu weiteren Details nachfolgend).

Inhalt, Umfang und Bedeutung des BMF-Schreibens

Auch der Umfang des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 (BStBl. I 2024, 1320) in Verbindung mit dem Anwendungsschreiben im Entwurf vom 25.6.2025 (im Folgenden: Entwurf) ist Beleg für die außerordentliche Bedeutung und Tragweite der schrittweisen Digitalisierung durch die E-Rechnung. Das BMF nimmt umfassend hierzu inhaltlich Stellung, ua. zu den zeitlichen Einführungsregeln, zum sachlichen Anwendungsbereich der E-Rechnung und den Ausnahmen, zu den Rechnungsarten/-formaten, zu Ausnahmen für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen, zu den Pflichtangaben in der E-Rechnung für den Vorsteuerabzug, insbesondere zur Leistungsbeschreibung, zur Relevanz von Anlagen einer E-Rechnung, zu Arten der Übermittlung von E-Rechnungen, zu Verträgen als Rechnung, End- oder Restrechnungen bei zuvor erteilten Voraus- und Anzahlungsrechnungen, zu Besonderheiten bei Dauerschuldverhältnissen, zur Validierung und Aufbewahrung von E-Rechnungen sowie zu sonstigen Vorgaben nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sowie zu zahlreichen Erleichterungen.

Zu den Einzelheiten des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 verweisen wir auf unseren Newsletter vom 14.11.2024 (zum Newsletter). Die dortigen Ausführungen sollen, wie angekündigt, mit Änderungen und Ergänzungen durch den neuen Entwurf in den UStAE überführt werden. Teils weitere Erleichterungen sollen durch den Entwurf erfolgen, zB für Kleinunternehmer, die von der Ausstellungspflicht grundsätzlich ausgenommen sind (vgl. § 34a Satz 4 UStDV), für Dauerschuldverhältnisse, insbesondere Mietverträge, für Kreditinstitute bei Abrechnungen mittels Kontoauszugs sowie für die Frage einer Rechnungsberichtigung, zB bei Entgeltminderungen im Wege von Mängelrügen in der Bauwirtschaft. Diese sind dem Grunde nach zu begrüßen. Dies insbesondere, weil die Anwendungsregeln grundsätzlich bereits für alle Umsätze, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden, gelten, einschließlich der geplanten Änderungen und Ergänzungen aus dem Entwurf. Somit schafft das BMF (endlich) weitere Rechtsklarheit.

Daneben postuliert das BMF allerdings auch neue Hürden für den Vorsteuerabzug. Es wäre wünschenswert, wenn diese im Zuge der Verbändeanhörung doch nicht wie geplant eingeführt werden. Nach den Erfahrungen aus der Vergangenheit besteht hierfür jedoch wenig Hoffnung. Konkret geht es um folgende Punkte aus dem Entwurf:

Formatfehler bei einer E-Rechnung

E-Rechnungen mit Formatfehlern sollen ausnahmslos allenfalls sonstige Rechnungen iSd. § 14 Abs. 1 Sätze 2 und 4 UStG darstellen (vgl. den neu geplanten Abschn. 14.1 Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 Sätze 3 und 4 UStAE). Ein solcher fehlerhafter Datensatz ist also keine E-Rechnung iSd. § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG. Nach dem Verständnis des BMF hat dies zur Folge, dass bereits ein Formatfehler - nach Ablauf der Übergangsfristen - den Vorsteuerabzug gefährden können. Denn der Vorsteuerabzug erfordert, so die Finanzverwaltung, grundsätzlich eine ordnungsgemäße E-Rechnung, mit lediglich folgenden „Ausnahmen“ (vgl. den neu geplanten Abschn. 15.2a Abs. 1 Sätze 3 und 4 iVm. Abs. 1a Sätze 12 bis 14 UStAE): Regelmäßig kommt ein Vorsteuerabzug auch aus einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung in Betracht. Unter Anlegung eines strengen Maßstabs kann sogar im Einzelfall eine sonstige Rechnung mit inhaltlichen Fehlern und/oder Unvollständigkeiten den Vorsteuerabzug ermöglichen, falls keine Zweifel und Unklarheiten verbleiben. Mit anderen Worten: Anders als ordnungsgemäße E-Rechnungen können sonstige Rechnungen nicht ausnahmslos den Vorsteuerabzug sicherstellen.

Inhaltliche Fehler einer E-Rechnung

Formatfehler sind von inhaltlichen Fehlern abzugrenzen (vgl. den neu geplanten Abschn. 14.1 Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 Satz 5 UStAE). Ist der Unternehmer zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, muss die E-Rechnung im strukturierten Teil iSd. § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG auch inhaltlich alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG enthalten. Inhaltliche Fehler sollen dazu führen, so das BMF, dass keine ordnungsgemäße E-Rechnung vorliegt, ebenso wenig genügt ein Verweis auf eine Anlage, die nicht Teil des strukturierten Datensatzes ist, so das BMF weiter (vgl. den neu geplanten Abschn. 14.5 Abs. 1 Sätze 5 und 6 UStAE). Mangels ordnungsgemäßer E-Rechnung hat auch dies – analog zu den oben genannten Formatfehlern - nach dem Verständnis des BMF zur Folge, dass der Vorsteuerabzug gefährdet, wenn auch nicht ausgeschlossen ist (vgl. den neu geplanten Abschn. 15.2a Abs. 1 Sätze 3 und 4 iVm. Abs. 1a UStAE).

Vorgaben zur Leistungsbeschreibung

Das BMF will ferner daran festhalten, dass die Leistungsbeschreibung derart im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein muss, dass diese Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung hierzu ermöglichen; in einem (unstrukturiertem) Anhang zur E-Rechnung sollen nur ergänzende Angaben aufgenommen werden dürfen, zB eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei; ein enthaltener Link erfüllt hingegen nicht die Voraussetzungen einer E-Rechnung iSd. § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG, so das BMF (vgl. den neu geplanten Abschn. 15.5 Abs. 15 Sätze 2 bis 4 UStAE). Damit bedarf es vielfach einer Überprüfung des Einzelfalls, ob die bisherige Praxis einer teils vagen Leistungsbeschreibung mit einer konkretisierenden Anlage noch so ohne Weiteres fortgeführt werden kann oder einer Anpassung bedarf, um den Vorgaben des BMF gerecht zu werden. Auch das birgt das Risiko einer inhaltlich fehlerhaften E-Rechnung mit Gefahren für den Vorsteuerabzug.

Pflicht zur Validierung?

Neu im Entwurf sind die mehrfachen Hinweise des BMF, das Vorliegen einer ordnungsgemäßen E-Rechnung mittels einer geeigneten Validierungsanwendung zu überprüfen, zB im geplanten Ergänzungsteil zu Rz. 24 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 sowie in den neu geplanten Abschnitten zum UStAE (zB zu Abschn. 14.1 Abs. 11 Satz 4 und Abs. 13 Satz 11 UStAE, zu 14.4 Abs. 3 Satz 2 UStAE, zu Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 5 UStAE sowie zu Abschn. 15.2a Abs. 6 Satz 3 UStAE). Ein Schelm, wer Böses dabei denkt, dh., ob zur Einhaltung der Sorgfaltspflicht eine derartige Prüfung erforderlich ist, um den Vorsteuerabzug im Zweifelsfall nicht verlustig zu werden. Die Praxis wird es zeigen.

Aufbewahrungspflichten und weitere GoBD-Anforderungen

Auch die Anforderungen aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 an die Aufbewahrung der E-Rechnungen bleiben grundsätzlich bestehen. Erfreulich ist gleichwohl die geplante neue Erleichterung im Entwurf, wonach allein wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts iSv. § 14 Abs. 3 UStG vorliegen soll.

Fazit und Blick in die Zukunft

Technische und inhaltliche Fehler, etwaige Datenverluste und Mängel in der Leistungsbeschreibung in einer E-Rechnung gehen aus Sicht des BMF im Zweifel zu Lasten des Rechnungsempfängers und seines Vorsteuerabzugs. Der Streit hierüber, insbesondere ob und inwieweit dies mit dem Neutralitätsgrundsatz und der bisherigen höchstrichterlichen Rechtsprechung im Einklang steht, ist bereits vorprogrammiert. Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, sind die Vorgaben des BMF möglichst einzuhalten. Umgekehrt gilt: Die Versagung des Vorsteuerabzugs wegen Nichterfüllung der Vorgaben der Finanzverwaltung sollte stets im Einzelfall überprüft und ggf. angegriffen werden. Denn sie sind uE vielfach nicht durch die bisherige Rechtsprechung gedeckt und werden im Rahmen von Rechtsbehelfsverfahren und finanzgerichtlichen Klageverfahren erst noch zu klären sein.

Die E-Rechnung mit den oa. Vorgaben wird ferner nicht auf den inländischen B2B-Bereich begrenzt bleiben. Aufgrund der noch in Deutschland umzusetzenden ViDA-Richtlinie vom 11.3.2025 zur Änderung der MwStSystRL (ABL. EU vom 25.3.2025, L 1) wird ab dem 1.7.2030 die Pflicht zur Abrechnung mittels E-Rechnung grundsätzlich für alle B2B-Umsätze innerhalb der Europäischen Union verpflichtend eingeführt, verbunden mit darauf basierenden digitalen Meldepflichten.

Die Digitalisierung der Umsatzsteuer schreitet somit stetig mit neuen Unklarheiten und Streitthemen zum Vorsteuerabzug voran.